Come usare l’AI per lavorare meglio e automatizzare le attività?

Capitolo 2 · Quale strumento AI scegliere per il mio lavoro?

Scegliere per il lavoro, non per il nome del modello

ChatGPT, Claude, Gemini, Copilot e gli altri assistenti non sono una graduatoria fissa: cambiano modelli, limiti, integrazioni e politiche. La scelta utile parte dal lavoro da svolgere. Un gruppo che vive in Microsoft 365 può valorizzare più integrazione con file e permessi che una risposta brillante in una prova isolata; un team che lavora in Google Workspace deve verificare come i dati e le autorizzazioni restino nel proprio dominio; chi costruisce un flusso su API deve confrontare affidabilità, controlli, costi e log. Fate una prova con i vostri casi, debitamente anonimizzati.

La griglia di valutazione

• Qualità: il risultato è accurato, coerente e adattabile al vostro formato?
• Contesto: può lavorare sui file o sulle fonti autorizzate senza mescolare informazioni?
• Integrazione: dialoga in modo controllato con gli strumenti che già usate?
• Governance: offre account gestiti, permessi, audit, conservazione e supporto?
• Esperienza: le persone riescono a usarlo senza reinventare ogni volta il processo?

Costruite una tabella con cinque attività reali: preparare una mail, estrarre dati da un PDF, riassumere una riunione, confrontare un foglio e produrre una bozza di presentazione. Fate valutare a due persone i risultati alla cieca. La prova deve includere casi facili e casi ambigui: è lì che emergono limiti, allucinazioni e necessità di istruzioni migliori.

Un portafoglio, non un martello unico

Di solito servono quattro ruoli: un assistente conversazionale per bozze e analisi; un ambiente documentale con permessi; un motore di automazione; un archivio affidabile che resta la fonte di verità. Cercare di far fare tutto a un solo chatbot crea copie, conversazioni non rintracciabili e azioni difficili da controllare. L’assistente genera o interpreta; il foglio, CRM, database o sistema di ticket conserva lo stato ufficiale.

Un test ripetibile

Per ogni strumento scrivete la stessa istruzione, date lo stesso materiale e stabilite una rubrica: correttezza dei fatti, completezza, citazioni, rispetto del formato, tempo di revisione. Non premiate la risposta più lunga o sicura di sé: premiate quella che indica ciò che non sa e permette a un collega di verificare velocemente. Salvate esempi buoni e cattivi in una libreria condivisa.

Obiettivo: preparare una sintesi esecutiva del file allegato.
Fonti consentite: solo il file allegato.
Output: 5 punti, 3 rischi, 3 decisioni richieste; cita pagina o foglio di origine.
Se un dato non è presente, indica “non disponibile”. Non fare calcoli non richiesti.

Adozione: regole semplici prima delle licenze

Definite chi può collegare dati aziendali, quali fonti sono consentite e dove si salva l’output. Nominate un referente per i prompt standard, un proprietario per l’automazione e una persona che raccoglie incidenti e miglioramenti. L’adozione non si misura dal numero di chat aperte, ma da procedure che restano utili anche quando cambia chi le usa.